Jak stworzyliśmy aplikację do wycen – Case Study

W branży IT, każda firma oferująca usługi oraz tworząca aplikacje na zamówienie musi stawić czoła wyzwaniu czasochłonnego i skomplikowanego procesu wyceniania projektów. Dotychczas w naszej firmie brakowało narzędzia, które umożliwiłoby nam efektywne tworzenie wycen, analizowanie zakresu projektów oraz skuteczne zarządzanie czasem przeznaczonym na poszczególne etapy pracy.

W odpowiedzi na te wyzwania, zdecydowaliśmy się stworzyć innowacyjne narzędzie, które będzie spełniać nasze potrzeby i umożliwia nam skuteczne radzenie sobie z kompleksową wyceną każdego projektu, gromadząc wszystkie dane w jednym miejscu. Case study projektu IT pozwoli zrozumieć i uświadomić, jak ważne są narzędzia ułatwiające codzienną pracę w firmie.

Problem

Przed rozpoczęciem prac nad projektem nasza firma spotykała się z pewnymi wyzwaniami. W momencie otrzymywania nowych zapytań od klientów o wycenę projektów, często traciliśmy czas na ręczne przeliczanie kosztów i analizowanie wymagań. Nie znaleźliśmy na rynku systemu, który spełniłby nasze wszystkie wymagania a jednocześnie był prosty i intuicyjny. To sprawiało, że procesy były mniej efektywne, a zdolność do szybkiej reakcji na potrzeby klientów była ograniczona.

Brak narzędzia do efektywnego wyceniania projektów w firmie tworzącej aplikacje na zamówienie może mieć poważne konsekwencje dla działalności oraz relacji z klientami. Oto kilka głównych konsekwencji tego braku:

• Strata czasu i zasobów: Bez dedykowanego narzędzia, proces wyceniania projektów staje się czasochłonny i nieefektywny. Pracownicy muszą poświęcać znaczną ilość czasu na ręczne obliczenia kosztów i analizę wymagań, co prowadzi do marnotrawienia zasobów.
• Brak spójności w wycenach: Ręczne wyceny mogą być podatne na błędy i różnice w interpretacji wymagań klienta. Bez jednolitego narzędzia do wyceniania, każdy pracownik może dokonywać wycen na swój sposób, co prowadzi do braku spójności i trudności w porównywaniu różnych ofert.
• Negatywny wpływ na relacje z klientami: Dłuższy czas oczekiwania na wycenę oraz brak przejrzystości w procesie wyceniania może negatywnie wpłynąć na relacje z klientami. Klienci mogą czuć frustrację z powodu opóźnień oraz braku klarowności co do kosztów i zakresu projektu.
• Ograniczona zdolność do skalowania: Brak efektywnego narzędzia do wyceniania projektów może ograniczać zdolność firmy do skalowania działalności. Bez możliwości szybkiego i precyzyjnego określenia kosztów oraz czasu potrzebnego na realizację projektów, firma może mieć trudności z przyjmowaniem i obsługą większej liczby zleceń.

W rezultacie, brak dedykowanego oprogramowania do wycen projektów może prowadzić do opóźnień, błędów oraz utraty potencjalnych klientów, co ma istotny wpływ na efektywność i konkurencyjność firmy na rynku. Dlatego też inwestycja w odpowiednie narzędzia do zarządzania projektami i wyceniania jest kluczowa dla automatyzacji procesów biznesowych w firmach realizujących oprogramowanie na zamówienie.

Narzędzie do wycen projektów - rozwiązanie

Pierwszym krokiem było zrozumienie potrzeb naszych klientów oraz naszych własnych oczekiwań wobec planowanego oprogramowania do wycen. Przeprowadziliśmy dogłębną analizę procesów wyceniania projektów oraz identyfikacji funkcji, które chcielibyśmy włączyć do naszego narzędzia.

Następnie przystąpiliśmy do projektowania narzędzia. Zdecydowaliśmy się na stworzenie platformy online, z wykorzystaniem Framework .NET 6.0, ASP.NET Core Blazor oraz Radzen Blazor Components. Podczas realizacji projektu wykorzystana została Jira do zarządzania projektem i zadaniami koniecznymi do wykonania.

Jedną z głównych funkcji narzędzia jest tworzenie nowych użytkowników. Użytkownik to pracownik firmy, odpowiedzialny za wyceny projektów. U nas są to managerowie firmy, project managerowie, product ownerzy. Każdy użytkownik ma możliwość tworzenia swoich projektów nadając im nazwę oraz ramy czasowe. 

Każdy użytkownik po stworzeniu projektu może podzielić w nim zadania na 4 typy:

- Epic

- Story

- Task

- Sub-task

Taki podział wynika z wykorzystania Jiry w większości naszych projektów, w momencie gdy projekt dojdzie do skutku, a klient zaakceptuje zaproponowaną wycenę w bardzo prosty sposób będzie można przenieść poszczególne taski do Jiry zachowując ten sam podział.

Najczęstsza stosowana praktyka z wykorzystaniem oprogramowania do wycen jest taka, że osoba odpowiedzialna za projekt, np. Project Manager po zebraniu pełnej specyfikacji funkcjonalności od klienta wprowadza zakres prac do Programu. Najpierw dzieli projekt na Epic, pod nimi umieszcza konkretne historyjki, a każda z historyjek ma swoje zadania do wykonania. Pierwszy Epic to zazwyczaj konfiguracja projektu, gdzie znajdują się wszelkie prace związane z budowaniem struktury bazy danych oraz pełną infrastrukturą projektu. Kolejne historyjki oraz zadania dotyczą już konkretnego projektu i ich liczba jest zależna od wielkości prac do wyceny.

W następnej kolejności odbywa się spotkanie z zespołem, na którym omawiane są konkretne elementy projektu, dodawane są dodatkowe zadania jeśli czegoś brakuje oraz ustalane są kluczowe zagadnienia. Często na pierwszym takim spotkaniu z zespołem klarują się pytania, na które musi odpowiedzieć klient, tak aby wycena była rzetelna. W momencie gdy funkcjonalność jest jasna i omówiona przechodzi się do wyceny poszczególnych storisów. Najczęściej projekty wyceniamy w Story Pointach, MD (Man day) lub w godzinach. Wiele zależy od skali projektu. Konkretne wyceny przypisywane są do konkretnych zadań w programie. Wszystkie estymaty dodane do story, zadań i podzadań sumują się w Epicu. Ważne jest aby story i zadania miały dodane wyceny ponieważ często się zdarza, że klient chce zrezygnować z jakiejś konkretnej funkcjonalności, albo odłożyć ją na później redukując tym samym koszty. W takim przypadku w bardzo prosty sposób można odnaleźć konkretną funkcję i wykluczyć ją z wyceny.

‍
Funkcją, która jest często wykorzystywana jest przenoszenie zadań. Zdarza się, że trzeba przenieść zadanie pod inne story, co zostało umożliwione w prosty sposób. Możliwa jest również zmiana typu zadania, edycja oraz usuwanie. Podczas wszystkich działań, polegających na przenoszeniu i edycji zadań wszystkie estymaty natychmiast się przeliczają. Dodatkowo, postawiliśmy na prosty interfejs użytkownika, który będzie intuicyjny dla naszych pracowników oraz klientów.

Korzyści i wyniki

Po kilku tygodniach pracy, narzędzie do wyceny projektów było gotowe do użytku. Niemal odrazu zauważyliśmy, że dzięki niemu nasz proces wyceniania projektów stał się znacznie bardziej efektywny. Możemy teraz szybciej reagować na zapytania i modyfikacje klientów. Wszystko w klarowny sposób jest opisane i wycenione, co ułatwia nam powrót do projektu w momencie gdy wycena została zaakceptowana.

‍
Wnioski, jakie wyciągnęliśmy z tego projektu są ogromne. Po pierwsze, zrozumieliśmy, jak istotne jest inwestowanie w rozwój wewnętrznego oprogramowania, które wspierają nasze procesy biznesowe. Po drugie, przekonaliśmy się, że współpraca między zespołem IT a działem biznesowym jest kluczowa dla sukcesu realizacji oprogramowania wewnętrznego. I wreszcie, nauczyliśmy się, że nawet najbardziej skomplikowane wyzwania można pokonać, jeśli pracuje się z zespołem zmotywowanych i zdolnych osób.

Dzięki naszemu nowemu narzędziu do wyceny projektów jesteśmy bardziej konkurencyjni na rynku IT, a nasza firma jest lepiej przygotowana do obsługi różnorodnych projektów. Przygotowany został konkretny proces, którym działamy od początku gdy tylko firma otrzyma zapytanie o wycenę projektu aż do jego realizacji. Taki proces dzięki narzędziu do wyceny projektów pozwolił nam na uniknięcie wielu błędów oraz nieporozumień, które istniały podczas wcześniejszych wycen projektów, gdzie każda z nich przebiegała inaczej i w sposób niekontrolowany. Jest to kolejny krok naprzód w naszej drodze do sukcesu, ale także inspiracja do ciągłego doskonalenia naszych procesów i narzędzi. Dla firmy był to krok milowy, który zapewnił nam lepszą kontrolę nad procesem wyceniania projektów, a także usprawnił naszą współpracę z klientami.