Nasz proces agile: dlaczego retrospektywy obniżają koszty IT

Retrospekcja w projektach IT jest procesem refleksji i analizy, który odbywa się po zakończeniu określonej pracy lub projektu. Jest to praktyka mająca zastosowanie w metodykach zwinnych szczególnie w zespołach zajmujących się tworzeniem customowych rozwiązań, gdzie ciągłe doskonalenie procesów i współpracy ma kluczowe znaczenie dla tworzenia dopasowanych rozwiązań dla klientów. Retrospekcje umożliwiają zespołowi naukę na podstawie wcześniejszych doświadczeń. Członkowie zespołu mogą zidentyfikować skuteczne strategie i praktyki, które przyczynią się do zwiększenia efektywności w przyszłych projektach. Retrospekcje pozwalają także zidentyfikować wszelkie przeszkody, które utrudniają lub ograniczają ich efektywność.

Podczas retrospekcji zespół skupia się na trzech głównych pytaniach

• Co poszło dobrze? – Celem jest identyfikacja działań, które przyniosły pozytywne rezultaty lub przyczyniły się do sukcesu projektu. Może to obejmować skuteczne rozwiązania techniczne, dobre zarządzanie czasem, wysoką jakość kodu czy skuteczną komunikację w zespole.
• Co można poprawić? – Zespół analizuje, co nie działało tak dobrze, jak oczekiwano, i identyfikuje obszary wymagające poprawy. Mogą to być problemy z organizacją, nieefektywne procesy, trudności w komunikacji czy niedostateczna współpraca.
• Jakie lekcje wyciągnęliśmy? – Ten element retrospekcji koncentruje się na nauce z doświadczeń i zastosowaniu tych nauk w przyszłych projektach. Zespół rozważa, jakie działania lub podejścia należy podjąć, aby uniknąć powtórzenia tych samych błędów lub jakie praktyki warto kontynuować.

Angażujące techniki dla efektywnych retrospekcji

Dobre retrospekcje w IT powodują ciągłe doskonalenie pracy zespołu, identyfikację problemów i znalezienie sposobów na ich rozwiązanie. Jest to również ważny moment do budowania zaufania w zespole i do rozmów o osiągnięciach i porażkach.

W metodyce Scrum za retrospekcję odpowiada najczęściej Scrum Master. Ma on za zadanie zapewnić, że zasady Scrum są przestrzegane i że zespół ma odpowiednie warunki do efektywnej pracy. W przypadku retrospekcji, Scrum Master pełni rolę facylitatora, który kieruje procesem retrospektywnym i pomaga zespołowi w identyfikacji, analizie i wprowadzaniu zmian.

‍

‍

Dużą rolą Scrum Mastera jest zadbanie o to, aby zespół był zaangażowany, wiedział, po co odbywa się retrospekcja i do czego dąży. W projektach custom software development retrospekcje mają szczególne znaczenie, ponieważ pomagają zespołom stale udoskonalać procesy, komunikację i jakość tworzonych rozwiązań.

Oto kilka sposobów, które można wypróbować, aby retrospekcje nie były nudne i angażowały zespół:

Fishbowl

Metoda Fishbowl polega na uformowaniu dwóch kręgów – wewnętrznego i zewnętrznego. Wewnętrzny krąg składa się z kilku wybranych uczestników, którzy aktywnie dyskutują na wybrany temat, podczas gdy zewnętrzny krąg słucha i obserwuje przebieg rozmowy. Po pewnym czasie, osoby z zewnętrznego kręgu mogą dołączyć do dyskusji, zastępując tych z wewnętrznego. Ta technika sprzyja aktywnemu słuchaniu, rozwija empatię wobec różnych punktów widzenia i pozwala uczestnikom spojrzeć na problem z wielu perspektyw. Sprawdza się zwłaszcza w większych zespołach, gdzie nie każdy ma okazję często zabierać głos.

Głosowanie za pomocą naklejek

W tej technice uczestnicy otrzymują naklejki (np. kolorowe kropki) i mają możliwość głosowania na wybrane tematy, pomysły lub problemy. Każdy uczestnik może przykleić swoje naklejki przy propozycjach, które uważa za najważniejsze. Taka wizualna forma głosowania nie tylko ułatwia identyfikację priorytetów, ale też angażuje zespół w proces podejmowania decyzji. Dodatkowo można wprowadzić ograniczenie liczby głosów na osobę, co zmusza uczestników do bardziej świadomego wyboru kluczowych kwestii, które warto poruszyć w dalszej dyskusji.

Kalendarz emocji

Kalendarz emocji polega na stworzeniu na tablicy linii czasu, na której uczestnicy umieszczają naklejki lub emotikony reprezentujące ich emocje i odczucia w różnych punktach danego sprintu czy projektu. Można użyć kolorów lub symboli, aby odróżnić emocje pozytywne, neutralne i negatywne. Ta technika pomaga zespołowi spojrzeć na swoje doświadczenia z perspektywy emocjonalnej, zidentyfikować okresy wzrostu, frustracji, sukcesów lub stresu, a także zastanowić się, co wpłynęło na dane nastroje. To świetny punkt wyjścia do rozmowy o motywacji i dobrostanie zespołu.

Mapy myśli

Tworzenie map myśli to wizualny sposób na uporządkowanie pomysłów, opinii i obserwacji pojawiających się podczas retrospekcji. Na tablicy umieszczana jest centralna idea, np. „Jak możemy ulepszyć współpracę?”, a następnie uczestnicy dodają swoje skojarzenia, pytania, wnioski i propozycje działań. Dzięki temu można łatwo dostrzec powiązania między różnymi koncepcjami oraz zobaczyć, które tematy pojawiają się najczęściej. Mapy myśli pomagają też osobom bardziej wzrokowym w przetwarzaniu informacji i wspierają kreatywne myślenie w grupie.

Mapa procesu

Mapowanie procesu polega na wspólnym tworzeniu wizualnej reprezentacji aktualnego sposobu pracy zespołu – od pomysłu do dostarczenia produktu. Uczestnicy wykorzystują karteczki, diagramy lub narzędzia online, aby przedstawić kolejne etapy procesu, wskazać punkty bólu, wąskie gardła i miejsca, które wymagają usprawnienia. Dzięki temu zespół lepiej rozumie, jak faktycznie przebiega jego praca, co działa dobrze, a co można uprościć. To technika, która łączy analizę z działaniem i często prowadzi do konkretnych usprawnień w kolejnych sprintach.

Dynamiczne ćwiczenia

Wprowadzenie do retrospekcji elementów ruchu, zabawy lub rywalizacji może znacząco ożywić spotkanie. Na przykład można zorganizować „Wyścig pomysłów”, w którym zespoły w krótkim czasie starają się wygenerować jak najwięcej propozycji usprawnień. Innym pomysłem może być ćwiczenie „Punkt widzenia innego zespołu”, gdzie uczestnicy wcielają się w rolę innej grupy projektowej, aby spojrzeć na własną pracę z nowej perspektywy. Takie aktywności przełamują rutynę, budują pozytywną atmosferę i wspierają kreatywność.

Rotacyjne role

Zamiast jednego stałego prowadzącego retrospekcję, można wprowadzić rotacyjne role, w których różni członkowie zespołu odpowiadają za prowadzenie poszczególnych części spotkania – np. otwarcie, analizę danych, generowanie pomysłów czy podsumowanie. Dzięki temu każdy ma szansę rozwinąć swoje umiejętności facylitacyjne, a retrospekcje stają się bardziej zróżnicowane i angażujące. Taka rotacja zwiększa też poczucie współodpowiedzialności za jakość pracy zespołu.

Uwzględnianie różnych stylów komunikacji

Każdy z członków zespołu może mieć inny sposób wyrażania się i uczestnictwa w rozmowie – niektórzy chętnie zabierają głos, inni wolą pisać lub wypowiadać się anonimowo. Warto więc zadbać o różnorodne formy komunikacji: sesje pisemne (np. sticky notes lub Miro), rozmowy w parach czy anonimowe ankiety. Takie podejście zwiększa komfort wszystkich uczestników i pozwala wydobyć opinie również od tych, którzy zazwyczaj są mniej aktywni w otwartej dyskusji.

Retrospektywa jako narzędzie poprawiające wydajność zespołu IT

Wprowadzenie nowych i interaktywnych narzędzi w retrospekcjach może przynieść wiele korzyści dla zespołu. Po pierwsze, może zaangażować pracowników, dodając świeży i dynamiczny element do codziennej pracy. Poprzez wykorzystanie innowacyjnych narzędzi, takich jak interaktywne tablice czy systemy głosowania online, członkowie zespołu są bardziej skłonni aktywnie uczestniczyć i wnosić swoje pomysły i spostrzeżenia. Ponadto, te narzędzia stymulują ciekawość wśród zespołu. Kiedy zespół uczestniczy w spotkaniach z użyciem nowatorskich sposobów prowadzenia retrospekcji, pobudza to ich zainteresowanie i zachęca do eksplorowania różnych podejść. Ta ciekawość może prowadzić do otwartego i badawczego sposobu myślenia, sprzyjając kulturze ciągłego uczenia się i doskonalenia.

Kolejną zaletą korzystania z interaktywnych narzędzi jest wsparcie dla kreatywności. Wizualizacja pomysłów, wspólne burze mózgów czy wykorzystanie elementów gry mogą pobudzić kreatywność i pomóc generować innowacyjne rozwiązania mające na celu rozwiązanie wyzwań lub poprawę istniejących procesów.

W codziennej pracy stosujemy różne metody retrospektywne, które pozwalają nam na szybkie wyciąganie wniosków i ciągłe doskonalenie naszych praktyk. Jedną z ciekawych metod, która okazała się dla nas skuteczna w retrospektywach są Mind Mapy, które wykorzystaliśmy m.in. w projekcie Hutchinson.

Co to oznacza dla Twojego biznesu?

‍Używamy tych technik, aby mieć pewność, że Twój zespół projektowy nie stoi w miejscu. Ciągłe usprawnianie procesu oznacza dla Ciebie niższe koszty i szybsze dostarczenie produktu. Poznaj nasze usługi tworzenia dedykowanego oprogramowania.