Nasz proces agile: dlaczego retrospektywy obniżają koszty IT

Retrospekcja w projektach IT jest procesem refleksji i analizy, który odbywa się po zakończeniu określonej pracy lub projektu. Jest to praktyka mająca zastosowanie w metodykach zwinnych szczególnie w zespołach zajmujących się custom software development, gdzie ciągłe doskonalenie procesów i współpracy ma kluczowe znaczenie dla tworzenia dopasowanych rozwiązań dla klientów. Retrospekcje umożliwiają zespołowi naukę na podstawie wcześniejszych doświadczeń. Członkowie zespołu mogą zidentyfikować skuteczne strategie i praktyki, które przyczynią się do zwiększenia efektywności w przyszłych projektach. Retrospekcje pozwalają także zidentyfikować wszelkie przeszkody, które utrudniają lub ograniczają ich efektywność.

Podczas retrospekcji zespół skupia się na trzech głównych pytaniach

• Co poszło dobrze? – Celem jest identyfikacja działań, które przyniosły pozytywne rezultaty lub przyczyniły się do sukcesu projektu. Może to obejmować skuteczne rozwiązania techniczne, dobre zarządzanie czasem, wysoką jakość kodu czy skuteczną komunikację w zespole.
• Co można poprawić? – Zespół analizuje, co nie działało tak dobrze, jak oczekiwano, i identyfikuje obszary wymagające poprawy. Mogą to być problemy z organizacją, nieefektywne procesy, trudności w komunikacji czy niedostateczna współpraca.
• Jakie lekcje wyciągnęliśmy? – Ten element retrospekcji koncentruje się na nauce z doświadczeń i zastosowaniu tych nauk w przyszłych projektach. Zespół rozważa, jakie działania lub podejścia należy podjąć, aby uniknąć powtórzenia tych samych błędów lub jakie praktyki warto kontynuować.

Angażujące techniki dla efektywnych retrospekcji

Dobre retrospekcje w IT powodują ciągłe doskonalenie pracy zespołu, identyfikację problemów i znalezienie sposobów na ich rozwiązanie. Jest to również ważny moment do budowania zaufania w zespole i do rozmów o osiągnięciach i porażkach.

W metodyce Scrum za retrospekcję odpowiada najczęściej Scrum Master. Ma on za zadanie zapewnić, że zasady Scrum są przestrzegane i że zespół ma odpowiednie warunki do efektywnej pracy. W przypadku retrospekcji, Scrum Master pełni rolę facylitatora, który kieruje procesem retrospektywnym i pomaga zespołowi w identyfikacji, analizie i wprowadzaniu zmian.

‍

‍

Dużą rolą Scrum Mastera jest zadbanie o to, aby zespół był zaangażowany, wiedział, po co odbywa się retrospekcja i do czego dąży. W projektach custom software development retrospekcje mają szczególne znaczenie, ponieważ pomagają zespołom stale udoskonalać procesy, komunikację i jakość tworzonych rozwiązań.

Oto kilka sposobów, które można wypróbować, aby retrospekcje nie były nudne i angażowały zespół:

• Fishbowl – Metoda Fishbowl polega na uformowaniu dwóch kręgów. Wewnętrzny krąg składa się z kilku wybranych uczestników, którzy dyskutują na wybrany temat, podczas gdy zewnętrzny krąg obserwuje. Po pewnym czasie, osoby z zewnętrznego kręgu mogą dołączyć do dyskusji, a osoby z wewnętrznego kręgu mogą przejść na zewnętrzny. Ta technika sprzyja aktywnemu słuchaniu i daje możliwość obserwacji różnych perspektyw.
• Głosowanie za pomocą naklejek – Przy użyciu tej techniki, uczestnicy otrzymują naklejki (np. kolorowe kropki) i mają możliwość głosowania na wybrane tematy, pomysły lub problemy. Każdy uczestnik może zamieścić swoje naklejki na tablicy przy odpowiednich propozycjach. Ta metoda pomaga w identyfikacji priorytetów i koncentracji na najważniejszych kwestiach.
• Kalendarz emocji – polega na stworzeniu na tablicy linii czasu, gdzie uczestnicy mogą umieszczać naklejki reprezentujące ich emocje i odczucia w różnych punktach czasowych. Ta technika pomaga zespołowi spojrzeć na swoje doświadczenia w kontekście emocjonalnym i zidentyfikować okresy wzrostu, frustracji, sukcesów lub wyzwań.
• Mapy myśli – Ta technika polega na tworzeniu map myśli, które wizualizują różne pomysły, opinie i aspekty retrospektywy. Na tablicy tworzona jest centralna idea, a następnie uczestnicy dodają skojarzenia, pytania, wnioski i inne elementy związane z daną ideą. To interaktywne narzędzie pomaga w generowaniu nowych perspektyw i odkrywaniu powiązań między różnymi koncepcjami.
• Mapa procesu – Technika mapowania procesu polega na wspólnym tworzeniu wizualnej mapy aktualnego procesu pracy zespołu. Uczestnicy korzystają z karteczki lub tablicy, aby przedstawić kolejne kroki procesu i identyfikować obszary wymagające poprawy. Ta technika pozwala na lepsze zrozumienie i analizę aktualnego stanu pracy.
• Dynamiczne ćwiczenia: Wprowadzenie ćwiczeń lub gier zespołowych może pomóc w stworzeniu pozytywnej atmosfery i zwiększeniu zaangażowania. Na przykład, można zorganizować „Wyścig pomysłów”, w którym zespoły konkurują o generowanie jak największej liczby propozycji na temat udoskonalenia pracy. Inne ćwiczenia, takie jak „Punkt widzenia innego zespołu”, mogą również być stosowane w celu stymulacji kreatywności i otwarcia na różnorodne perspektywy.
• Rotacyjne role: Zamiast jednego prowadzącego retrospekcję, można wprowadzić rotacyjne role, w których różni członkowie zespołu odpowiedzialni są za prowadzenie poszczególnych części retrospekcji. To pozwala na rotację odpowiedzialności i daje szansę różnym osobom na kierowanie dyskusją i ułatwienie interakcji.
• Uwzględnianie różnych stylów komunikacji: Warto pamiętać, że różni pracownicy mogą mieć preferencje co do sposobu wyrażania się i udziału w dyskusji. Dlatego warto zapewnić różnorodne sposoby komunikacji, takie jak rozmowy indywidualne, sesje pisemne (np. sticky notes) lub anonimowe ankietowanie, aby każdy mógł swobodnie wziąć udział w retrospekcji.

Retrospektywa jako narzędzie poprawiające wydajność zespołu IT

Wprowadzenie nowych i interaktywnych narzędzi w retrospekcjach może przynieść wiele korzyści dla zespołu. Po pierwsze, może zaangażować pracowników, dodając świeży i dynamiczny element do codziennej pracy. Poprzez wykorzystanie innowacyjnych narzędzi, takich jak interaktywne tablice czy systemy głosowania online, członkowie zespołu są bardziej skłonni aktywnie uczestniczyć i wnosić swoje pomysły i spostrzeżenia. Ponadto, te narzędzia stymulują ciekawość wśród zespołu. Kiedy zespół uczestniczy w spotkaniach z użyciem nowatorskich sposobów prowadzenia retrospekcji, pobudza to ich zainteresowanie i zachęca do eksplorowania różnych podejść. Ta ciekawość może prowadzić do otwartego i badawczego sposobu myślenia, sprzyjając kulturze ciągłego uczenia się i doskonalenia.

Kolejną zaletą korzystania z interaktywnych narzędzi jest wsparcie dla kreatywności. Wizualizacja pomysłów, wspólne burze mózgów czy wykorzystanie elementów gry mogą pobudzić kreatywność i pomóc generować innowacyjne rozwiązania mające na celu rozwiązanie wyzwań lub poprawę istniejących procesów.

W codziennej pracy stosujemy różne metody retrospektywne, które pozwalają nam na szybkie wyciąganie wniosków i ciągłe doskonalenie naszych praktyk. Jedną z ciekawych metod, która okazała się dla nas skuteczna w retrospektywach są Mind Mapy, które wykorzystaliśmy m.in. w projekcie Hutchinson.

Co to oznacza dla Twojego biznesu? Używamy tych technik, aby mieć pewność, że Twój zespół projektowy nie stoi w miejscu. Ciągłe usprawnianie procesu oznacza dla Ciebie niższe koszty i szybsze dostarczenie produktu. Zobacz nasze usługi Custom Software Development.