Jak zautomatyzowaliśmy proces rezerwacji dla PSS

Polish Soccer Skills to jeden z najbardziej rozpoznawalnych projektów szkoleniowych dla dzieci i młodzieży w Polsce. Od lat organizuje obozy, półkolonie i programy rozwojowe obejmujące różne lokalizacje, terminy i poziomy umiejętności. Skala projektu ma bezpośredni wpływ na skalę procesów rezerwacyjnych.

Analiza i optymalizacja: Jak stworzyliśmy nowy system rezerwacji

Zanim przystąpiliśmy do pracy, poddaliśmy szczegółowej analizie istniejący system rejestracji. Zastaliśmy rozwiązanie, które choć funkcjonalnie rozbudowane, było trudne w codziennym użytkowaniu. Rodzice musieli przechodzić przez wiele etapów, wypełniać długie formularze i korzystać z ograniczonej liczby metod płatności. Każdy dodatkowy krok zwiększał ryzyko porzucenia rezerwacji.

Według danych Baymard Institute, średni współczynnik porzuceń koszyka w witrynach internetowych przekracza 70%. W branżach opartych na formularzach i płatnościach jednorazowych problem ten staje się jeszcze bardziej widoczny. Dlatego skoncentrowaliśmy się na uproszczeniu procesu, nie tracąc przy tym kontroli administracyjnej i jakości zbieranych danych.

Co było najważniejsze przy tworzeniu systemu rezerwacji dla Polish Soccer Skills?

Z perspektywy projektowej, najważniejszym użytkownikiem systemu był rodzic lub opiekun prawny. To on podejmuje decyzję, odpowiada za płatność i dostarcza dane dziecka. Już na etapie analizy przyjęliśmy jedno kluczowe założenie: użytkownik nie powinien zastanawiać się, co ma zrobić w następnym kroku.

Skupiliśmy się na następujących obszarach:

• szybkość procesu rezerwacji – każdy zbędny krok obniżał komfort użytkownika;
• czytelność informacji o terminach, lokalizacjach i cenach;
• możliwość rejestracji bez zakładania konta;
• przejrzystość płatności, w tym obsługa rat i zaliczek;
• jasna komunikacja po dokonaniu rezerwacji.

Badania Nielsen Norman Group wykazują, że użytkownicy potrzebują średnio mniej niż 10 sekund, aby ocenić, czy interfejs jest dla nich zrozumiały. Jeśli w tym czasie pojawi się niepewność, rośnie ryzyko przerwania procesu. Powyższe dane stały się jednym z naszych punktów odniesienia podczas projektowania nowego rozwiązania.

Na czym się skoncentrowaliśmy?

Projektując nowy system, postawiliśmy na logiczny podział całego procesu na wyraźne etapy. Od samego początku użytkownik widzi, w którym miejscu się znajduje i ile kroków pozostało do sfinalizowania rezerwacji. Taka struktura redukuje stres decyzyjny i buduje poczucie kontroli.

Proces podzieliliśmy na następujące etapy:

1. Wybór obozu, lokalizacji i terminu.
2. Uzupełnienie danych uczestnika oraz opiekuna.
3. Podsumowanie i płatność.

Każdy z tych etapów został zaprojektowany tak, aby funkcjonować niezależnie, zachowując przy tym spójność wizualną i logiczną z całością systemu.

‍

Pierwszy ekran systemu zawiera listę dostępnych obozów. Użytkownik może filtrować wyniki według rodzaju obozu, lokalizacji i daty.

Typy turnusów:

Lokalizacje:

W tym przypadku wykorzystaliśmy rozwiązania znane z wiodących serwisów rezerwacyjnych, adaptując je jednak do specyfiki wydarzeń sportowych.

Każda pozycja na liście zawiera komplet kluczowych informacji:

• nazwę lokalizacji;
• numer turnusu oraz zakres dat;
• rodzaj wydarzenia;
• cenę za uczestnika;
• informację o dostępnych płatnościach ratalnych.

Zależało nam na tym, aby użytkownicy mogli sprawnie porównać oferty bez konieczności zagłębiania się w szczegóły każdej z nich z osobna.

Ograniczenie liczby pól przy zachowaniu kompletności danych

Formularze to jeden z najczęstszych punktów zapalnych w procesach rezerwacyjnych. Zbyt duża liczba pól zniechęca, z kolei ich zbyt mała liczba generuje problemy operacyjne dla organizatora. Naszym celem było znalezienie idealnego balansu.

Wprowadziliśmy więc logiczne grupowanie danych:

• podstawowe dane uczestnika;
• informacje sportowe i organizacyjne;
• kwestie zdrowotne i żywieniowe;
• dane adresowe;
• dane opiekuna prawnego.

Każda sekcja posiada czytelny nagłówek i krótkie wyjaśnienie. Pola wymagające szczególnej uwagi zostały wyróżnione wizualnie, unikając przy tym agresywnych komunikatów błędów.

Spójne zbieranie danych uczestnika w jednym widoku

Ekran danych uczestnika to jeden z bardziej złożonych obszarów systemu rezerwacyjnego Polish Soccer Skills. Użytkownik wprowadza tu imię, nazwisko, datę urodzenia oraz płeć dziecka. Dodatkowo uwzględniliśmy opcję podania informacji o posiadaniu pełnego stroju sportowego, co ma bezpośredni wpływ na cenę końcową.

Pozostała część formularza gromadzi szczegółowe informacje niezbędne do logistyki obozu:

• rozmiar koszulki i getrów;
• preferowaną pozycję na boisku;
• wzrost uczestnika;
• informacje o diecie i zakwaterowaniu;
• adres korespondencyjny.

Rezygnacja z wymogu rejestracji na etapie rezerwacji

Jedną z kluczowych decyzji projektowych było umożliwienie dokonania rezerwacji bez konieczności zakładania konta. Użytkownik może zalogować się na istniejący profil lub kontynuować proces jako gość. Takie rozwiązanie znacząco skraca czas potrzebny na sfinalizowanie zgłoszenia.

Dla osób posiadających konto przygotowaliśmy klasyczny panel logowania z opcją zapamiętywania danych. W przypadku nowych użytkowników, formularz danych opiekuna pojawia się w naturalnym momencie procesu, bez wymuszania wcześniejszej rejestracji.

Nasze działania opieraliśmy na konkretnych argumentach. Badania dostarczone przez Storyly wskazują, że obowiązkowa rejestracja przed zakupem to jeden z najczęstszych powodów porzucania formularzy. Wprowadzenie trybu gościa pozwala zminimalizować to zjawisko, nie obniżając przy tym standardów bezpieczeństwa danych.

Uporządkowane płatności i przejrzysta prezentacja kosztów

W nowym systemie rodzice otrzymują czytelne podsumowanie kosztów jeszcze przed wyborem metody płatności. Cena bazowa, wszelkie opłaty dodatkowe oraz naliczone rabaty są widoczne w jednym miejscu – bez konieczności przewijania strony czy szukania informacji w regulaminie.

Zintegrowaliśmy system z operatorem Przelewy24, co pozwala na korzystanie z różnorodnych form zapłaty. System obsługuje płatność pełną, ratalną oraz zaliczki. Naszym celem było zapewnienie rodzinom większej elastyczności finansowej i zminimalizowanie ryzyka rezygnacji na samym etapie finalizacji zamówienia.

Jasne podsumowanie rezerwacji przed płatnością

Zanim użytkownik zostanie przekierowany do bramki płatniczej, otrzymuje ostateczny wgląd w całą rezerwację. Pozwala to na szybką weryfikację poprawności danych i wybranych opcji, co buduje zaufanie do procesu i eliminuje błędy, które mogłyby pojawić się na późniejszym etapie.

Ekran podsumowania pełni kilka funkcji jednocześnie. Z jednej strony domyka proces decyzyjny, a z drugiej – porządkuje wszystkie zgromadzone wcześniej informacje.

Co widzi użytkownik?

• wybrany obóz i termin;
• szczegółowe dane uczestnika;
• cenę końcową;
• dostępne metody płatności.

Każda metoda płatności jest wyraźnie oznaczona nazwą i symbolem graficznym. Dodatkowo, wymagane zgody i oświadczenia zostały umieszczone w logicznym miejscu, tak aby nie przerywały ciągłości procesu.

Czytelna prezentacja danych opiekuna i zgód formalnych

Ekran danych opiekuna został zaprojektowany zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych. Formularz zawiera niezbędne pola kontaktowe oraz sekcję zgód, która jest opisana w sposób jasny i zrozumiały.

Szczególną uwagę poświęciliśmy przejrzystości treści prawnych. Zgody nie są ukryte w długich blokach tekstu, lecz podzielone na logiczne sekcje. Użytkownik dokładnie wie, na co wyraża zgodę i w jakim celu jego dane będą przetwarzane.

Według raportów Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), brak przejrzystości w formułowaniu zgód jest jedną z najczęstszych przyczyn skarg użytkowników. Dlatego do tego etapu podeszliśmy z wyjątkową dbałością o szczegóły.

Automatyzacja komunikacji po dokonaniu rezerwacji

Jednym z kluczowych elementów nowego systemu stała się automatyzacja komunikacji. Tuż po sfinalizowaniu rezerwacji, użytkownik otrzymuje wiadomość potwierdzającą z kompletem informacji. Kolejne komunikaty informują o statusie płatności, przypominają o nadchodzących ratach i umożliwiają pobranie niezbędnych dokumentów.

Z punktu widzenia organizatora rozwiązanie to drastycznie redukuje liczbę zapytań mailowych i telefonicznych. Z perspektywy rodzica – daje poczucie uporządkowania i pełnej kontroli nad procesem. Automatyczne powiadomienia są proste i konkretne, pozbawione zbędnego żargonu, a przy tym zawierają wszystkie kluczowe daty i dane kontaktowe.

Pamiętaj!Klienci, którzy dokonali rezerwacji poprzez założenie konta, mogą w każdej chwili sprawdzić swoje zamówienia po zalogowaniu do profilu – w tym historię wpłat oraz kwotę pozostałą do uregulowania.

Centralizacja zarządzania w panelu administracyjnym

System rezerwacyjny to nie tylko formularz dla użytkownika. Równie istotnym elementem jest zaplecze administracyjne, z którego korzysta zespół Polish Soccer Skills. Już na etapie projektowania wiedzieliśmy, że panel musi być intuicyjny i odporny na błędy.

Administratorzy zyskali dostęp do:

• pełnej listy rezerwacji z filtrowaniem według dat i lokalizacji;
• bieżących statusów płatności;
• danych uczestników oraz opiekunów;
• historii komunikacji oraz dokumentów i załączników.

W efekcie zarządzanie zapisami nie wymaga już ręcznego sprawdzania wiadomości czy arkuszy kalkulacyjnych. Wszystkie informacje są w jednym miejscu i aktualizują się w czasie rzeczywistym.

Wśród funkcji dodatkowych warto wyróżnić:

• Eksport gotowych list uczestników – system pozwala błyskawicznie generować zestawienia osób przypisanych do konkretnego turnusu, co ułatwia logistykę i przygotowanie list obecności.
• Elastyczne definiowanie turnusów – panel umożliwia samodzielne tworzenie sesji z określeniem dat, lokalizacji, cen oraz limitów miejsc.
• Zarządzanie stanami magazynowymi pobytów – system automatycznie kontroluje dostępność miejsc, co eliminuje ryzyko overbookingu.
• Lista rezerwowa – w przypadku wyczerpania limitu miejsc, użytkownik może zapisać się na listę oczekujących. Gdy miejsce się zwolni, otrzyma automatyczne powiadomienie z linkiem do płatności.
• Ukryte obozy (Hidden Camps) – możliwość tworzenia ofert niewidocznych publicznie, dostępnych tylko poprzez indywidualny link (idealne dla grup zamkniętych i eventów specjalnych).

System gotowy na użytkowników z całego świata

System rezerwacyjny został przygotowany w dwóch wersjach językowych: polskiej i angielskiej. To odpowiedź na rosnące zainteresowanie obozami wśród uczestników spoza Polski oraz rodzin mieszkających za granicą. Zastosowaliśmy jednolitą strukturę treści, dbając o spójność terminologiczną oraz czytelność na różnych urządzeniach (zgodnie z zasadami dostępności cyfrowej).

Wyniki wdrożenia – co zmieniło się w Polish Soccer Skills?

Nowy system szybko stał się podstawowym narzędziem rejestracji na obozy i półkolonie. Najważniejsze efekty odczuł zarówno zespół organizacyjny, jak i sami użytkownicy:

• mniejsza liczba przerwanych rezerwacji;
• krótszy czas wypełniania formularza;
• redukcja zapytań dotyczących płatności;
• wyższa jakość danych w systemie;
• sprawniejsza komunikacja przed i po obozie.

Podsumowanie projektu – wnioski

Praca nad systemem rezerwacyjnym dla Polish Soccer Skills to przykład projektu, w którym technologia jest narzędziem, a nie celem samym w sobie. Najważniejsze decyzje zapadały na styku potrzeb użytkownika, realiów organizacyjnych i odpowiedzialności za dane.

Ten projekt potwierdził, że dobrze zaprojektowany system:

1. Porządkuje procesy i redukuje błędy.
2. Buduje zaufanie użytkownika.
3. Realnie wpływa na efektywność organizacji.

Wynik pokazuje, że prostota nie oznacza rezygnacji z rozbudowanej funkcjonalności – wręcz przeciwnie, jest jej najlepszym wyrazem.

Chciałbyś otrzymać indywidualną wycenę projektu aplikacji lub systemu rezerwacyjnego? Skontaktuj się z SKM Group! Projektujemy rozwiązania w oparciu o twarde dane i realne potrzeby biznesowe.